Forretningsorden for NBC’s bestyrelse - gældende fra d. 1/9 2025

 

Denne forretningsorden for bestyrelsens arbejde skal betragtes som et supplement til NBC’s vedtægter. I tilfælde af modstrid mellem forretningsorden og vedtægter, har vedtægterne altid forrang. Gennemgang og evt. tilretning af forretningsordenen skal altid være første punkt på dagsordenen på det første bestyrelsesmøde efter en generalforsamling.

Bestyrelsesarbejde og -møder

Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen og består jf. vedtægterne af 5-7 medlemmer. Det er besluttet, at suppleanter først skal tiltræde, hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer kommer under fem. Hvorvidt suppleanter skal inviteres til bestyrelsesmøder, besluttes på første bestyrelsesmøde og under hensyn til suppleantens eget ønske. Beslutningen føres til referat på mødet.

For bestyrelsens arbejde gælder følgende:

  • Der skal afholdes, som udgangspunkt, bestyrelsesmøde den 2. mandag i hver måned, evt. kan juli springes over. Ændringer til denne praksis skal aftales på det forudgående bestyrelsesmøde.
  • Bestyrelsesmøder aflyses som grundregel ikke, medmindre bestyrelsen iht. vedtægterne ikke er beslutningsdygtige. Dog kan mødet aflyses/udsættes, såfremt både formand og kasserer har meldt forfald.
  • Mødestrukturen aftales af den nye bestyrelse umiddelbart efter generalforsamlingen, og det enkelte møde indkaldes formelt af sekretæren (subsidiært formanden) ved udsendelse af en foreløbig dagsorden før mødets afholdelse. Den foreløbige dagsorden indeholder de faste punkter (standard) samt evt. fortsatte og overførte punkter fra det seneste møde.
  • Faste punkter (standard) på dagsordenen er følgende: 
    1. Kommentarer til formalia
    2. Kommentarer til seneste referat
    3. Nyt fra afdelinger
    4. Aktuelle sager fra seneste møde
    5. Nyt div. udvalg / fremtid. arrangementer
    6. Nyt fra kassereren, herunder transaktioner og status vs. budget
    7. Nyt fra formanden, herunder møder, kontakt til DCU, terminsplan etc.
    8. Kommunikation og hjemmeside, herunder succeshistorier
    9. Indkomne og specielle punkter
    10. Gennemgang af aktionsliste
    11. Gennemgang af årshjul
    12. Næste møde
    13. Eventuelt
  • Efter indkaldelsens udsendelse skal bestyrelsesmedlemmerne senest dagen før fremsende ønskede punkter på dagsordenen.
  • Senest dagen før mødet udsendes om nødvendigt en endelig dagsorden med det formål at de øvrige bestyrelsesmedlemmer kan forberede sig på nytilkomne punkter. Såfremt der findes dokumentation til understøttelse af enkelte punkter, skal disse sendes med ud som bilag.
  • Punkter skal som hovedregel være sat på dagsordenen for at blive behandlet og taget til afstemning, medmindre bestyrelsen er enige om, at et givet punkt kan behandles og evt. tages til afstemning. Såfremt blot ét medlem i stedet ønsker at punktet sættes på dagsordenen til næste møde, skal dette ske.
  • Referatet fra et bestyrelsesmøde skal distribueres til bestyrelsen senest tre dage efter mødets afholdelse. Såfremt bestyrelsesmedlemmer ikke opponerer mod referat inden for tre hverdage, betragtes det som godkendt og lægges det på hjemmesiden af webmaster.
  • Medmindre andet er aftalt, forventes bestyrelsesmedlemmer at tage action på de punkter, der er tilskrevet dem i referatet inden næste bestyrelsesmøde.
  • Alle referater (uden fortrolige og personlige oplysninger) skal offentliggøres for klubbens medlemmer på hjemmesiden i Klubmodul og være tilgængelige i mindst tre år.
  • Såfremt et punkt ønskes diskuteret i bestyrelsen uden for referat, skal der selvsagt gøres opmærksom på dette forhold med en acceptabel begrundelse. Som bestyrelsesmedlem har man tavshedspligt og skal være opmærksom på sin habilitet.
  • Relevant information, såsom information fra kommune, DCU, referater mv., der tilgår bestyrelsesmedlemmer, skal straks videresendes til alle i bestyrelsen. Dog forventes medlemmerne selv at abonnere på diverse nyhedsbreve, samt være medlem af de officielle grupper på sociale medier, hvor nyheder og relevante diskussioner kan findes.
  • Mellem bestyrelsesmøder kan beslutninger ske ved rundsendelse af mail, hvorefter et punkt kan betragtes som vedtaget, når der er gået mindst 24 timer og flertallet har svaret positivt.

Udvalg

Bestyrelsen kan nedsætte diverse udvalg til at tage sig af definerede opgaver på bestyrelsens vegne og med et veldefineret mandat, hvis der kræves flere eller andre kompetencer end de, som allerede findes i bestyrelsen. Blandt sådanne kan nævnes:

  • Festudvalg
  • Sponsorudvalg
  • Løbsudvalg (som kan deles i flere udvalg)
  • Distriktslejrudvalg

 

For arbejdet i ethvert NBC-udvalg gælder følgende:

  • Nedsatte udvalg vil oftest inkludere et medlem fra bestyrelsen som fungerer som kommunikativt bindeled mellem udvalg og bestyrelse.
  • Nedsatte udvalg kan dog sagtens fungere uden et medlem fra bestyrelsen og vil i de tilfælde have en fast bestyrelsens kontakt til hvem udvalget indrapporterer status forud for bestyrelsesmøder eller efter nærmere aftale.
  • Nedsatte udvalg skal have et med bestyrelsen aftalt succeskriterium og en fast rammeaftale hvad angår forpligtelser på klubbens vegne og om hvordan udvalgets omkostninger dokumenteres.
Hold i dag

Instagram